Definir corretamente o tempo de preparação do pedido é essencial para proporcionar uma boa experiência ao cliente e garantir entregas rápidas e eficientes. Um tempo de preparo bem calculado permite que o cliente tenha uma expectativa realista e que o restaurante consiga cumprir o que promete.
Veja a seguir dicas detalhadas de como calcular o tempo ideal de preparo e comunicá-lo da melhor forma aos clientes.
Fatores que influenciam o tempo de preparo
Existem alguns fatores principais que devem ser levados em conta na hora de estimar o tempo necessário para preparar um pedido no restaurante:
Complexidade do prato
Pratos mais elaborados, com uma grande variedade de ingredientes e técnicas, naturalmente levam mais tempo para serem preparados. Por exemplo, um risoto de frutos do mar, que requer o cozimento gradual do arroz e a incorporação de diversos frutos do mar, camarões e outros pescados, vai demandar mais tempo do que um prato de macarronada ou strogonoff simples.
Portanto, a quantidade e tipo de ingredientes, os diversos métodos de preparo envolvidos (refogar, grelhar, assar, fritar, etc), o nível de dificuldade das técnicas utilizadas e o quão trabalhoso é montar e compor o prato têm impacto direto no tempo total de preparação.
Habilidades da equipe da cozinha
A expertise e velocidade dos membros da equipe que trabalham na cozinha também influenciam bastante o tempo de preparo. Cozinheiros mais experientes e especializados, com muita prática e habilidade no preparo dos pratos do cardápio, conseguem executar todas as etapas, desde o pré-preparo dos ingredientes, temperagem e cocção, até a meticulosa montagem e decoração dos pratos, de forma muito mais rápida e eficiente.
Já uma equipe menos habilidosa ou com pouca familiaridade com o cardápio pode acabar levando um tempo bem maior na elaboração dos pratos, o que afeta o tempo de preparo e entrega. Investir no treinamento constante da equipe e garantir que todos pratiquem regularmente todas as receitas é essencial para agilizar o preparo dos pedidos.
Demanda do restaurante
Nos horários de pico, com o restaurante lotado e muitos pedidos chegando ao mesmo tempo para a cozinha, o tempo de preparação dos pratos tende a ser maior. Isso porque a equipe precisa lidar com uma grande quantidade de tarefas simultaneamente, o que sobrecarrega as estações e cria gargalos na produção.
Por outro lado, em períodos de menor movimento no restaurante, a equipe consegue focar em menos pedidos por vez, o que optimiza os processos e reduz o tempo médio de preparo. Por isso, é importante considerar os padrões de demanda do estabelecimento, ajustando as previsões de acordo.
Organização da cozinha
A forma como a cozinha está organizada, o tamanho da equipe, a distribuição das estações e a disposição dos equipamentos e utensílios têm grande impacto na agilidade e fluidez do trabalho. Cozinhas projetadas com base em princípios lean de otimização de processos permitem que a equipe realize todas as atividades necessárias para preparar os pedidos em um fluxo contínuo e eficiente, sem desperdícios.
Já ambientes desorganizados, com equipamentos dispostos de forma pouco funcional e sem espaços definidos dificultam a movimentação da equipe, gerando gargalos e aumentando o tempo de preparação em diversas etapas. Portanto, investir em uma cozinha bem projetada e uma equipe treinada nos processos otimizados acelera o preparo dos alimentos.
Considerando esses e outros fatores relevantes para a operação do restaurante, o estabelecimento precisa calcular uma média realista para o tempo de preparo dos seus pratos.
Definindo o tempo de preparo ideal
A primeira etapa é mapear todos os pratos que compõem o cardápio atual do restaurante e seus respectivos tempos individuais de preparo. Para isso, os gestores devem cronometrar cada uma das etapas que envolvem a preparação de cada receita, somando o tempo gasto em:
Pré-preparo dos ingredientes (lavar, cortar, temperar etc)
Processo de cocção/preparo
Finalização do prato (montagem, decoração, empratamento)
Embalagem para viagem, no caso de pratos para entrega (delivery) ou retirada (takeaway)
Também é interessante fazer esse teste em diferentes momentos do dia, já que o tempo de preparo pode variar conforme o movimento do restaurante. Por exemplo, o mesmo prato leva mais tempo para ficar pronto no horário de almoço do que no período da tarde, quando a cozinha geralmente está menos sobrecarregada.
Feito isso para cada opção do cardápio, os gestores terão uma visão detalhada dos tempos individuais de preparo. Com esses dados, podem calcular uma média ponderada levando em conta a popularidade e saída de cada prato. Ou seja, o tempo dos pratos mais pedidos pelos clientes deve pesar proporcionalmente mais sobre a média final.
Além disso, para prevenir imprevistos, é recomendável acrescentar uma margem extra de 10 a 20% sobre o tempo médio calculado antes de informá-lo ao cliente. Dessa forma, mesmo que algum contratempo ocorra na cozinha, ainda há uma folga para conseguir cumprir o prazo estipulado.
Portanto, definir o tempo de preparo ideal envolve reunir métricas reais da operação, analisar padrões de demanda e aplicar uma margem de segurança.
Comunicando o tempo de preparo ao cliente
Depois de definir o tempo necessário para preparar cada pedido, o restaurante precisa comunicar essa informação de maneira clara ao cliente por meio de diferentes canais:
No cardápio físico ou digital
Destacar o tempo médio de preparo ao lado do nome ou descrição de cada prato no cardápio impresso ou digital é uma ótima forma de gerenciar as expectativas do cliente já no momento da escolha do pedido.
Ele sabe de antemão quanto tempo levará em média para aquele item ficar pronto e pode tomar sua decisão com base nessa informação.
Da mesma forma, inserir o tempo de preparo estimado em minutos ou horas na descrição de cada prato no site ou app do restaurante ajuda o cliente a ter uma ideia da espera envolvida já na etapa de escolha e personalização do pedido.
No momento do pedido por telefone
Quando o pedido é feito via telefone, o atendente também deve informar o tempo de preparo ao confirmar os itens solicitados pelo cliente. Combinar esse dado com a previsão de entrega é ainda mais útil.
Em notificações de status do pedido
Restaurantes que trabalham com pedidos via aplicativos, sites ou terminais de autoatendimento podem enviar notificações por push ou SMS informando o status do pedido e o tempo restante estimado para ficar pronto. Essas atualizações em tempo real ajudam o cliente a se programar.
No momento da entrega
Por fim, o entregador também deve estar apto a comunicar o tempo médio de preparo e explicar eventuais atrasos na hora da entrega, gerenciando as expectativas mesmo no último momento.
Portanto, o restaurante deve aproveitar todos os pontos de contato com o cliente para educá-lo sobre o que pode esperar em termos de tempo de preparo dos alimentos.
Monitorando e ajustando os tempos de preparo
A definição do tempo de preparação dos pratos não pode ser um processo único e estanque. É essencial monitorar constantemente os intervalos reais de preparo e fazer ajustes quando necessário.
Isso porque existem variações sazonais que impactam o tempo:
Períodos de maior demanda, como festas de fim de ano, aumentam o ticket médio dos pedidos e sobrecarregam a cozinha.
Férias e feriados, com menor movimento no restaurante, tendem a reduzir o tempo de preparo.
O cardápio sazonal, com pratos típicos de datas comemorativas, pode incluir receitas mais complexas e demoradas.
Portanto, é recomendável refazer a cronometragem dos pratos pelo menos a cada nova estação, identificando se houve variação nos tempos de preparo.
Ferramentas de gestão de pedidos também ajudam nesse monitoramento, gerando relatórios com os tempos médios reais de preparo por dia, mês ou prato. Com base nesses dados, os gestores podem detectar inconsistências e atualizar as estimativas informadas ao cliente.
Em períodos identificados previamente como de alta demanda, além de reforçar a equipe da cozinha, uma boa prática é aumentar previamente a margem de tempo informada ao cliente, para absorver o aumento esperado no preparo dos alimentos.
Já em momentos de baixa, pode ser possível reduzir um pouco essa margem extra, aproximando a estimativa dos tempos reais e proporcionando entregas ainda mais rápidas aos clientes.
Portanto, análises regulares dos dados de tempo de preparo e ajustes baseados nas variações de demanda e cardápio ajudam o restaurante a aprimorar cada vez mais o acerto em suas estimativas.
Impacto de um tempo de preparo bem definido
Ter uma previsão precisa do tempo de preparo traz muitos benefícios, tanto para a satisfação do cliente quanto para as operações do restaurante:
Melhora a experiência do consumidor
Ao informar previamente o tempo estimado de preparo dos pratos, o restaurante permite que o cliente aproveite a espera sem frustrar suas expectativas. Ele pode se programar, desfrutar da companhia em uma refeição mais longa ou saber que o pedido para viagem ficará pronto em determinado horário.
Aumenta a velocidade percebida no atendimento
Quando o restaurante cumpre o tempo de preparo prometido ou fica abaixo da estimativa informada, o cliente tem a percepção de um atendimento muito rápido e eficiente. Isso melhora a qualidade percebida no serviço.
Cria confiança e credibilidade
A comunicação transparente sobre os prazos de preparo passa confiança ao cliente sobre a preocupação do restaurante em atendê-lo com agilidade e eficiência. Isso eleva a credibilidade da marca.
Gerencia expectativas
Clientes avisados com antecedência sobre o tempo de preparo ficam menos propensos a reclamar de eventuais demoras, já que suas expectativas foram bem gerenciadas pelo restaurante desde o início.
Permite programação da equipe
Com uma previsão de preparo confiável, o restaurante pode escalar a equipe de forma mais assertiva nos diferentes horários e antecipar eventuais gargalos ou sobrecarga em períodos de pico.
Otimiza processos internos
Ao cronometrar todos os processos e pratos, o restaurante identifica inconsistências e gargalos internos. Isso permite realizar ajustes que levam a uma preparação mais rápida e eficiente.
Aumenta vendas no salão
Clientes cientes do tempo de preparo tendem a fazer pedidos mais espaçados em refeições demoradas, aumentando o consumo médio por mesa e as vendas totais no salão.
Reduz insatisfação com entregas
Saber o tempo estimado de preparo permite que clientes de delivery tracem estratégias para garantir que estarão disponíveis para receber a entrega assim que pronta, evitando atrasos.
Portanto, acertar no tempo de preparo informado traz inúmeras vantagens, garantindo maior satisfação dos clientes e rentabilidade das operações do restaurante.
Implantando a comunicação do tempo de preparo
Aqui estão as principais etapas para colocar em prática a previsão e comunicação do tempo de preparo no restaurante:
1. Mapeie todos os pratos do cardápio
Liste todas as receitas e faça o teste prático do tempo de preparo nos diferentes momentos do dia.
2. Calcule uma média ponderada
Leve em conta os pratos mais vendidos e aplique uma margem de segurança de 10 a 20%.
3. Informe o tempo ao cliente
Por meio do cardápio, site, aplicativo, no momento da venda e em atualizações de status do pedido.
4. Treine os funcionários
Para que saibam comunicar corretamente o tempo de preparo em todos os pontos de contato com o cliente.
5. Monitore os tempos reais
Registre as variações entre o tempo estimado e o real para detectar inconsistências.
6. Ajuste as estimativas quando necessário
Principalmente em períodos identificados previamente como de pico ou baixa demanda.
Seguindo essas etapas, o restaurante implementa um processo contínuo de aprimoramento da acurácia das estimativas de tempo de preparo repassadas ao cliente.
Perguntas Frequentes
Como calcular o tempo de preparo no cardápio?
Cronometrar cada processo envolvido em todas as receitas e depois calcular uma média ponderada pela popularidade de cada prato.
Onde informar o tempo de preparo ao cliente?
No cardápio, site, app, na hora do pedido e em notificações de status. Destacar o tempo ajuda a gerenciar expectativas.
Como reduzir o tempo de preparo?
Investindo em treinamento da equipe, cozinha funcional, processos otimizados de preparo e monitoramento para identificar gargalos.
O que fazer se o tempo real de preparo ultrapassar a previsão?
Monitorar os tempos reais com frequência e ajustar a estimativa quando necessário, prevendo margens maiores em períodos de pico.
Como prevenir atrasos na entrega?
Informando ao cliente uma margem de 10 a 20% a mais que o tempo médio when informado ao cliente, para absorver imprevistos.
Por que é importante definir corretamente o tempo de preparo?
Para gerenciar expectativas do cliente, aumentar a velocidade percebida no atendimento e permitir escala eficiente da equipe.
Conclusão
Portanto, estipular de forma precisa o tempo médio necessário para o preparo de pedidos é essencial para proporcionar uma excelente experiência ao consumidor e também para realizar um planejamento adequado das operações internas do restaurante.
A definição do tempo de preparo deve levar em conta fatores como complexidade das receitas, habilidades da equipe, demanda do restaurante e organização da cozinha.
Além disso, o estabelecimento precisa informar de forma clara essa previsão por diversos canais, desde o primeiro contato até a entrega do pedido, sempre educando o cliente sobre o que esperar.
Monitorar continuamente os dados reais de preparo e fazer ajustes nas estimativas quando necessário também é crucial para aprimorar a assertividade das previsões ao longo do tempo.
Seguindo essas boas práticas para calcular e informar precisamente o tempo de preparo dos pedidos, o restaurante maximiza as chances de atender ou superar as expectativas dos clientes em termos de velocidade no serviço.
Clientes satisfeitos com a agilidade no atendimento se tornam clientes fiéis, que associam o nome do restaurante a pratos saborosos servidos em um tempo adequado às suas necessidades. E nada melhor para um estabelecimento do que ter uma base sólida de consumidores frequentes e indicações boca a boca positivas.
Além do impacto direto na experiência proporcionada ao cliente, ter uma previsão confiável do tempo de preparo traz benefícios operacionais, permitindo um planejamento mais eficiente dos recursos e processos internos para atender à demanda com rapidez e qualidade.
O uso de ferramentas tecnológicas como o WhatsFoods pode apoiar os estabelecimentos na coleta de dados em tempo real sobre o tempo de preparo e na comunicação ágil dessa informação por diversos canais ao cliente. Adotar soluções como essa é essencial para se destacar em um setor tão competitivo como o de restaurantes e entregas.
Portanto, não basta apenas servir comidas deliciosas, é preciso entregá-las no momento desejado pelo cliente. Definir com exatidão e informar de maneira proativa o tempo de preparo dos pratos é crucial para que o restaurante sirva refeições saborosas no tempo certo. Essa é a receita para conquistar plenamente o paladar e também a confiança dos consumidores.
